Основными задачами и функциями архивного отдела Администрации Железногорского района Курской области являются: обеспечение сохранности и учет документов постоянного и длительного хранения; комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социально-экономическое, политическое и культурное значение; обеспечение организационно-методического руководства деятельностью архивов организаций-источников комплектования архивного отдела; систематизация документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям всех форм собственности в хранении, комплектовании и использовании документов; осуществление информационного обеспечения граждан; организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
В рамках муниципальной программы «Сохранение и развитие архивного дела в Железногорском районе Курской области » в декабре 2020 года приобретено в архивный отдел 200 картонных коробов для картонирования архивных документов. В читальном зале, рабочем кабинете и комнате приема посетителей заменены деревянные окна на пластиковые.
Использовано по целевому назначению 278, 879 тыс. рублей выделенных денежных средств - субвенций на обеспечение государственных полномочий в сфере архивного дела, недостающие денежные средства на содержание архива компенсируются из районного бюджета.
В 2020 году 244 документам, находящимся в неудовлетворительном состоянии, был сделан мелкий ремонт, закартонировано 1520 ед.хр.
Архивный отдел располагается в приспособленном здании по адресу: г. Железногорск, ул. Горняков, д.27. В целях усиления безопасности и охраны архивных фондов, в архиве установлена пожарная сигнализация, 6 огнетушителей, разработаны планы эвакуации сотрудников отдела при возникновении чрезвычайных ситуаций: пожар и радиационная опасность, охрана здания осуществляется круглосуточно работниками вневедомственной охраны.
В соответствии с планом-графиком, утвержденным приказом начальника Архивного управления Курской области, в 2020 году завершена работа по переработке описей фондов №Р-185 «Железногорский районный Совет народных депутатов и его исполнительный комитет» за 1971-1993 годы, №Р-188 «Администрация исполнительной государственной власти Железногорского района Курской области» за 1991-2005 годы, 1 февраля 2021 года документы вышеуказанных фондов сданы в ОКУ «Госархив Курской области» (305000 г. Курск, ул. Ленина-57) – всего 1744 ед. хр.
На заседаниях ЭПК архивного управления Курской области в 2020 году утверждены и согласованы описи дел постоянного хранения - 667 ед.хр., дел по личному составу- 154 ед. хр., видео-документов – 2 ед. хр.
В 2020 году, согласно графика приема документов Архивного фонда, принято в архивный отдел 496 ед.хр. управленческой документации, 2 ед.хр. видеодокументов и 60 ед.хр. по личному составу. Всего – 558 ед. хр.
В 2020 году пополнился фонд видеодокументов: Телесюжет
«Цикл телепередач, посвященных 100-летию архивной службы России»,
Документальный фильм «Железногорскому району – 55 лет».
В архивном отделе работает читальный зал, в 2020 году его посетили 5 исследователей, для работы им выдано 65 ед.хр.
В мае 2020 года предоставлена в архивное управление Курской области информация о памятных и знаменательных датах Железногорского района Курской области на 2021 год.
В базу данных «Архивный фонд» (версия 5.0) введено 206 фондов и 462 описи, числящихся по учетным данным, что составляет 100% от их количества. В 2020 году в раздел «Единица хранения» введены данные на 1820 дела, всего 36042 дела из 39020 числящихся по учетным данным.
В 2020 году на 100% заполнена база данных документов по личному составу для отраслевой справочно-информационной базы данных «Местонахождение архивных документов».
На визуализаторе архива в форме хранения tiff в 2020 году
оцифровано 12 описей фондов – 89 страниц, общий объем базы
составляет –324702Мб.
Одним из основных направлений в работе архивного отдела является своевременное исполнение запросов граждан, предприятий и организаций - за 2020 год исполнено 2058 запросов.
В рамках действующего «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота между Государственным учреждением УПФ РФ в г. Железногорске Курской области (межрайонным) и Администрацией Железногорского района по предоставлению сведений социально-правового характера, необходимых для реализации гражданами своих пенсионных прав», в 2020 году по программе «VipNetClient» по сети «Интернет» исполнено 1276 запросов.
Архивный отдел сотрудничает с автономным учреждением Курской области «Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг» (АУ КО «МФЦ»), осуществляя документообмен на бумажных носителях. В АУ КО «МФЦ по Железногорскому району» прием заявлений от населения осуществляется по понедельникам, вторникам, средам, четвергам, пятницам и субботам. Такой график приема увеличил количество дней приема и стал более удобен для населения.
В рамках празднования 75-летия Победы в Великой Отечественной войне, в октябре 2020 года начальник архивного отдела Стойчева Светлана Борисовна и консультант Ермакова Людмила Анатольевна приняли участие в мероприятии, проводимом архивным управлением Курской области – посещение уникальной выставки архивных документов «Без срока давности». Так же работниками архива проведен школьный урок – «Памяти павших будьте достойны… » с обучающимися МКОУ Клишинской СОШ Железногорского района, подготовлена в архивном отделе выставка «Вспомним всех поименно…» (к 75-летию
Победы в Великой Отечественной войне), которую посетили 113 человек, опубликованы в МБУ СМИ «Редакция газеты «Жизнь района» 2 статьи: «Показатели основных направлений развития архивного дела в Железногорском районе за 2019 год», «О проекте «Лица Победы».
На официальном сайте Администрации Железногорского района Курской области открыта страничка архивного отдела, на которой размещаются отчеты обо всех проводимых в архивном отделе мероприятиях. В 2020 году страничку посетили 1133 раза.
Интерес к делу, постоянное желание сотрудников искать новые подходы к решению стоящих перед архивным отделом задач, профессионализм, а также внимание со стороны руководства Желелезногорского района, помощь структурных подразделений Администрации Железногорского района, внедрение современных технологий и приобретение техники позволили добиться в 2020 году исполнения годовых плановых показателей на 100%.
Начальник архивного отдела
Администрации Железногорского района С. Б. Стойчева
15. 03. 2021г.