Понятие «архив» в России вошло в оборот во времена правления Петра I. Однако осознание необходимости сохранения и систематизирования государственных документов возникло гораздо раньше. До архивов все важные записи событий в жизни человека вели церкви и монастыри в приходских книгах и летописях.

 Максим Горький писал: «Не зная прошлого, невозможно понять подлинный смысл настоящего и цели будущего». Это высказывание лишний раз подчеркивает важность дела, которым сегодня заняты архивисты, собирающие и хранящие документы – свидетельства минувших дней.

 В настоящее время в нашем архиве хранятся различные документы, относящиеся к деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, промышленных и сельскохозяйственных предприятий, учреждений образования, культуры, здравоохранения и многих других. В фондах архивного отдела хранится более 36 тысяч документов. Все они, так или иначе, отражают жизнь нашего района за последние 70 лет.
Работа архивиста кропотливая, требующая много времени и внимания.

 Одним из наиболее объемных и трудоемких видов работы архивного отдела является исполнение запросов социально–правового и тематического характера. В последние годы резко увеличилось количество обращений граждан и организаций в архивный отдел. По данным годовых отчетов архивного отдела, в 1960 году поступило и было исполнено 5 запросов социально-правового и тематического характера, в 1970 – 33, в 1980 – 24, в 1990 – 250, в 2001 – 415, в 2006 – 349, в 2009 – 1090, в 2011 году – 1326. Изменяется и содержание выдаваемых архивных справок, которое год от года все усложняется, увеличивается количество просмотренных дел и затраченного времени для их исполнения.

 Информация по запросам организаций и граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки: о подтверждении заработной платы и трудового стажа граждан, работавших в учреждениях, организациях и ведомствах Кореневского района; о переименованиях и реорганизациях учреждений, организаций и ведомств; о подтверждении имущественных прав граждан по имеющимся документам из архивных фондов; выдача копий документов из архивных фондов; о подтверждении проживания гражданина на территории Кореневского района с указанием его членов семьи, рода деятельности, хозяйства (источник - похозяйственные книги).

 По запросам районного суда и адвокатов предоставляем пакеты документов о регистрации и ликвидации предприятий, копии Уставов, списки граждан, имеющих право на получение имущественного и земельного пая, о стаже работы, о составе семьи.

По запросам нотариуса – о проживании, о составе семьи, о подтверждении родственных отношений.

По запросам регистрационной службы – о подтверждении факта выделения земли в собственность, под строительство домов, гаражей, административных зданий.

 Тематика запросов различная и требует внимательного изучения запроса для того, чтобы в полном объеме удовлетворить потребность заявителя в информации.

 В настоящее время действует очень много Законов и Правил касающихся оформления собственности, вступления в наследство и др., многие люди их не знают, теряются в таком объеме информации. Нередки случаи, когда заявитель, придя в архив, не знает зачем пришел, объясняя это тем, что ему сказали идти в архив, там знают какую справку выдать. В таких случаях уточняем, какая служба направила человека, связываемся с ней, выясняем, какая именно информация нужна заявителю. Стараемся не отправлять людей по учреждениям, насколько можем, помогаем. Редко, но бывают случаи, когда по вопросам перерасчета пенсии в архив обращаются люди, которым в силу возраста или болезни тяжело дойти до архива, в этом случае принимаем запросы по телефону и по просьбе заявителя, при согласовании с Пенсионным фондом, справки сами передаем в Пенсионный фонд. Также не редки случаи, когда заявитель просит «написать хоть что-нибудь», «я же работал», когда требуемые документы на хранение в архивный отдел не поступали и в организации не сохранились. Поэтому хотим напомнить, что архивный отдел выдает справки только на основании хранящихся первичных документов.

 Срок исполнения запроса зависит от сложности поиска и составляет от одного дня до 30 дней. Для более оперативного исполнения запроса заявителю необходимо указать следующие данные: свой год рождения; изменение фамилии, имени, отчества за период запрашиваемой информации; полное наименование предприятия, на котором Вы работали; какие справки Вам необходимы и за какой период работы; точные даты приёма, увольнения, должности; за какие годы работы Вам необходимо, к примеру, отразить заработную плату в справке о заработной плате; копию трудовой книжки за запрашиваемый период работы; для женщин, при необходимости, указать период декретного отпуска за запрашиваемые годы.

 Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, предоставившего специалисту отдела паспорт и копию трудовой книжки, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса, фамилию, имя, дату и личную подпись. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информацию может быть восполнена. Архивные справки составляются на основе подлинников или заверенных копий документов.

 В случае если запрос не соответствует профилю архивного отдела, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо на бланке архивного отдела с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска.

 Архивные справки, выписки и копии выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

 Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами.

 По российскому законодательству правильно и полностью оформленные архивные справки и их содержание, копии хранящихся в ведомственных и государственных архивах документов и выписки из них можно оспорить только в судебном порядке.

 По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

В архивном отделе все документы открытые, поэтому мы предоставляем пользователям документы для поиска интересующих их сведений. В текущем году, для поиска информации, пользователям было выдано 397 дел.

 Идти в ногу со временем архивному отделу позволяет использование новых информационных технологий. В июне 2011 года Администрация Кондинского района совместно с Управлением Пенсионного фонда РФ по Кореневскому району заключили соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи. Это соглашение стало первым этапом в организации работы районного архивного отдела по предоставлению муниципальных услуг в электронном виде.

 В заключение хочется проинформировать граждан и организации о том, что в соответствии с Приказом от 18 января 2007 года № 19 Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» запрос социально-правового и тематического характера исполняется архивным отделом безвозмездно. Срок исполнения запроса в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.