О документообороте и предоставлении услуг населению и организациям

Работа архивного отдела строится в соответствии с административным регламентом по предоставлению муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Курской области, а также других архивных документов и предоставление им соответствующих архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов". Регламент размещен на сайте Администрации Железногорского района Курской области. В 2013 году были внесены изменения в административный регламент в части, касающейся сокращения времени до 15мин. приема заявления от заявителя и выдачи документов по заявлению.

В рамках действующего "Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота между Государственным учреждением УПФР РФ в г. Железногорске и Администрацией Железногорского района по предоставлению сведений социально-правового характера, необходимых для реализации гражданами своих пенсионных прав", с сентября 2011 года по настоящее время в архивном отделе производится обмен документами по сети "Интернет". В июле 2013 года за счет средств администрации района была приобретена и установлена собственная программа электронного обмена документами.

С мая 2012 года архивный отдел взаимодействует с ОБУ "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг" (МФЦ). Подписано распоряжение Главы района №108-р от 16.05.2012г., в соответствии с которым архивный отдел осуществляет документообмен с МФЦ на бумажных носителях. В 2013 году между Многофункциональным центром и Администрацией Железногорского района разработан и утвержден план мероприятий по предоставлению муниципальных услуг по принципу "одного окна" на базе железногорского филиала МФЦ, в котором предусмотрен уровень услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления на основе документов архивного фонда Курской области, а так же других архивных документов, и предоставление им соответствующих архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов", предоставляемой на базе МФЦ, довести до 60%.

Довольно ли население предоставляемой услугой?

В сентябре 2013 года был проведен анализ степени удовлетворенности получателей качеством и уровнем доступности государственной услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления на основе документов архивного фонда Курской области, а так же других архивных документов, и предоставление им соответствующих архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов", предоставляемой архивным отделом. В результате проведенного мониторинга установлено, что 20% заявителей неудовлетворены показателями получения информации о порядке предоставления государственной услуги и возможностью получения информации о государственной услуге в электронном виде в связи с отсутствием Интернета в их населенных пунктах.

Во исполнение закона

В ноябре 2013 года разработана и утверждена муниципальная программа "Развитие архивного дела в Железногорском районе Курской области на 2014-2020 годы", в которой на 2014 год запланировано 35 тыс. рублей на приобретение в архивохранилища светозащитных жалюзи.

Использовано по целевому назначению 228тыс. рублей выделенных денежных средств-субвенций на обеспечение государственных полномочий в сфере архивного дела. 

Обеспечивается выполнение Закона от 22 октября 2004г. №125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений Правительства РФ, нормативных актов Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ, приказов Росархива, Законов "Об архивном деле в Курской области" и "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Курской области в сфере архивного дела", методических рекомендаций "Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов", методических рекомендаций "Исполнение запросов социально-правового характера", "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558), других распорядительных документов областной Думы, Губернатора и Правительства Курской области, архивного управления Курской области.

Об архивохранилищах и их

безопасности

С марта 2011 года архивный отдел располагается  в приспособленном здании, предоставленном  ООО "Зодчий-1", по адресу: г. Железногорск, ул. Горняков,д.27.

5 архивохранилищ, читальный зал, рабочая комната и комната приема посетителей занимают площадь 300м2.

В целях усиления безопасности и охраны архивных фондов, в архиве установлена пожарная сигнализация и приобретены 6 огнетушителей. В 2013 году разработаны планы эвакуации сотрудников отдела при возникновении чрезвычайных ситуаций: пожар и радиационная опасность.

Архив принимает документы на

хранение

Архивным отделом администрации Железногорского района соблюдаются нормативные требования по организации хранения и выдачи документов различным категориям пользователей: всего выдано 79 ед. хр.

На ЭПК облархивуправления в июле 2013 года согласован список учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования архивного отдела, всего их 48.

Согласно графику приема документов Архивного фонда принято 190 ед.хр. управленческой документации и 103 ед.хр. - по личному составу.

От предприятий-банкротов в 2013 году принято 12 ед.хр управленческой документации и 45 ед.хр. по личному составу.

Продолжается работа по отбору, упорядочению и приему на постоянное хранение управленческой документации (по 2008 год включительно ), с этой целью оказывается организационно-методическая помощь по научно-технической обработке документов учреждениям-источникам комплектования архивного отдела.

С целью комплектования архивного отдела фотодокументами, отражающими историю Железногорского района, его культурную жизнь, продолжена работа по накапливанию базы фотодокументов. В 2013 году утверждено на ЭПК облархивуправления и принято 12 фотодокументов.

В соответствии с графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений в архивный отдел администрации Железногорского района в 2013 году, согласованы и уточнены номенклатуры дел в администрации Железногорского района и ее отделах, в организациях и предприятиях, являющихся источниками комплектования архивного отдела - всего 15.

Проводится работа с организациями, учреждениями, предприятиями-источниками комплектования по уточнению председателей ЭК и состава ЭК, ответственных за делопроизводство.

Постоянно проводятся консультации с представителями организаций-источников комплектования отдела и ликвидируемых предприятий-банкротов по вопросам ведения делопроизводства, оформления дел, составления описей, а также с гражданами о местонахождении и сроках хранения документов - всего 17 консультаций.

В архивном отделе открыт читальный зал, в 2013 году его посетили 5 исследователей, для работы им выдано 18ед.хр.

В базу данных "Архивный фонд" 4.3 за 2013 год введены 19 фондов, графа "Фонд", заполнена на 100% (183 фонда). На адрес электронной почты архивного отдела в 2013 году поступило 3 письма.

Выставки и

публикации

Подготовлены 3 статьи в газету "Жизнь района", оформлены 6 выставок: "История Железногорского архива", "70-летию Курской битвы посвящается", "Железногорский район 50 лет назад", "Основатель музея "Большой Дуб" - Курских П.М.", "Ветераны Курской битвы", "Городу горняков - 56 лет".

Продолжается работа по уточнению информации о местонахождении документов по личному составу предприятий и организаций Железногорского района с целью оптимизации исполнения социально-правовых запросов.

За 2013 год исполнено 2267 запросов, из них 324 тематических и 1943 социально-правовых запросов, в установленном порядка проведена выдача учреждениям и гражданам 2675 справок и выписок из архивных документов, а также копий документов.

 В работе архивного отдела широко использовались методические рекомендации, справочники, брошюры и буклеты, предоставленные архивным управлением Курской области и Курским Госархивом.

Награды

В сентябре 2013 года за активное участие в конкурсе фотодокументов "Великая и славная Курская битва", начальнику архивного отдела С.Б. Стойчевой вручено благодарственное письмо начальника архивного управления Курской области В.Л. Богданова.

Начальник архивного отдела Администрации Железногорского района С. Стойчева